Trabalho Agile: dicas para colaboradores à distância

Por o 17 Abril 2020

No dia 18 de março de 2020 a vida mudou. Oficialmente declarado o estado de emergência nacional, o Governo anunciou várias medidas de combate à pandemia que enfrentamos, decretadas oficialmente no Decreto n.º 2-A/2020, de 20 de março. E neste decreto, no seu artigo 6º, é declarado oficialmente o recurso obrigatório ao teletrabalho, “sempre que as funções em causa o permitam”.

 

 

As disposições decretadas impulsionaram a maioria das organizações para novas formas de proteção da saúde dos trabalhadores e dos clientes, acelerando a difusão do trabalho à distância. Esta exigência do Governo está, para alguns, em continuidade com práticas de trabalho ágeis: computador portátil, ligação, autonomia e trabalho por objetivos em relação a uma rede de colegas. Em muitas profissões, esta era já uma prática comum, mesmo antes dos recentes acontecimentos.

Para outros é mais teletrabalho: as regras habituais, ou seja, horários de trabalho estáveis, trabalho por tarefas e relação primordial com um gestor hierárquico, apenas exercido numa localização física diferente, passando a ser realizado em casa.

Para todos, porém, é uma situação nova estar em casa: os trabalhadores ágeis estavam habituados a trabalhar em movimento, muitas vezes em locais públicos ou mesmo em viagem. Agora são obrigados a ficar nas suas próprias casas.

 

Para os novos trabalhadores inteligentes, estar em casa é uma novidade completa.

 

A gestão não é trivial. A difusão de uma ação ágil exige não só a disponibilização de dispositivos e ferramentas, mas sobretudo a consideração de 3 dimensões:

  • Tempo (quando trabalhar?)
  • O local (onde operar?)
  • As regras de interação (como integrar?)

 

E precisamente porque este não é um momento “normal”, e a gestão desta situação engloba varias dimensões, é importante adotar alguns comportamentos que permitam uma melhor adaptação à realidade do trabalho à distância, e estratégias para o tornar mais eficaz, num contexto altamente adverso:

1. Roupas

Não se trata de se vestir formalmente, mas de saber que o vestir para o trabalho ajuda a entrar no “papel” de colaborador e a ser determinado. Mesmo que não esteja à espera de uma videochamada. É importante manter uma rotina diária de se “preparar” para o dia de trabalho, ajudando a mente a separar o que é a vida quotidiana em casa do que é o seu papel enquanto profissional.

 

2. Encontrar um espaço de trabalho adequado

Encontrar o local perfeito para trabalhar em casa é difícil. As nossas casas não estão preparadas para ser um “escritório”, mas o espaço de trabalho é determinante para a sua concentração e produtividade. Procure arranjar um espaço adequado, protegido, com boas condições de iluminação e que lhe permita ter uma postura ergonómica, de modo a evitar desconforto físico.

 

3. Contacto com colegas

Quando se está fora do gabinete, é ainda mais importante manter-se em contacto com os seus colegas. A utilização das boas práticas de comunicação corporativa pode ser a parte mais vital do trabalho à distância. É importante escolher como: ferramentas de mensagens como o Slack, ferramentas de reunião online como o Zoom e serviços de partilha de documentos como o Google Drive podem ser muito úteis, mas apenas se forem utilizadas com consciência.

 

4. Evitar o multitasking

Numerosos estudos há muito que atestam que a conversa frequente e as mensagens sociais não são úteis enquanto se tenta manter o foco. O cérebro humano não é muito bom em multitarefas. Aqueles que pensam que o contrário arriscam iludir-se a si próprios. Mantermo-nos em contacto é importante, mas temos de dedicar espaços e tempos específicos a diferentes atividades. Tudo ao mesmo tempo e bem é apenas irrealista.

 

5. Não envie demasiados e-mails

Algumas pessoas não estão habituadas a trabalhar de forma independente. No escritório, são dadas instruções, informações ou são feitas perguntas por voz e presencialmente. Estar em casa pode levar a escrever demasiados e-mails, muitas vezes desnecessariamente longos, sem objetividade. Isto é prejudicial. Torna o trabalho de todos mais complicado e conduz a dispersão. Procure evitar a ideia de que é sempre bom “escrever tudo, para que fique registado”.

 

6. Menos conversa e mais reuniões

Estamos a trabalhar remotamente, é um facto, mas as ferramentas para reuniões virtuais existem. Uma boa reunião pode evitar uma quantidade de mensagens de chat, chamadas telefónicas e e-mails. Os gestores precisam de aprender a planear as reuniões necessárias e os colaboradores precisam de compreender que durante as reuniões virtuais é necessário ser eficaz e concentrar-se no essencial.

 

7. Programação das atividades

É importante decidir antecipadamente em que vai gastar o seu tempo. Não se trata de ser rígido, mas de criar uma visão clara da relação entre tempo, ações e resultados. Se não o fizer, concentrar-se-á em tarefas secundárias, será engolido por e-mails, chamadas telefónicas não agendadas, interrupções de chat. A programação também é importante quando se trabalha no escritório, mas no trabalho em casa torna-se crucial.

 

8. Difundir a confiança e o empowerment

Não importa se é um profissional ou um gestor. A confiança e o empowerment são o resultado de uma relação interpessoal que, embora respeitando os papéis, se desenvolve em conjunto. Um bom gestor deve perguntar-se qual é o nível de autonomia do trabalhador à distância e incentivar a realização de tarefas e controlos regulares. O trabalhador pode e deve ajudar o gestor a clarificar melhor os indicadores de resultados e outputs a produzir.

 

9. Gestão do tempo

É preciso fazer pausas. Não é uma opção, é um constrangimento. Trabalhar a partir de casa, ficar muito tempo em frente a um PC sem uma pausa programada, pode levar à perda de consciência do tempo e a horas extraordinárias, o que é prejudicial. O nível de capacidade cognitiva diminui e o risco é de reduzir a qualidade do desempenho. Lembre-se: compromisso e desempenho não são a mesma coisa. E o risco aumenta neste momento em que muitas pessoas podem sentir que têm de resolver rapidamente problemas inesperados.

 

10. Cuide de si, dos seus entes queridos e da sua comunidade

Hoje estamos todos a trabalhar a partir de casa, numa situação invulgar. A rigor, não estamos a fazer um trabalho inteligente ou ágil. Lembremo-nos disso e prestemos a devida atenção ao nosso bem-estar pessoal, para que também o possamos garantir às nossas famílias e à nossa comunidade. Respeitemos as regras e preparemo-nos para a recuperação e a criação de um novo futuro.

 

 

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