De acordo com um estudo efetuado pela IBM, a multinacional conhecida pelas suas investigações no ramo das tecnologias de informação, 68% das razões de um fracasso de um projeto deve-se a uma má gestão do mesmo.
Mas a que se deve, habitualmente, este desastre? Quais são as causas e as consequências que uma má gestão de um projeto podem ter numa empresa? No dia-a-dia laboral de um gestor de projeto, várias são as decisões a serem tomadas. Algumas mais pequenas, outras com um maior grau de importância, mas todas com um papel a desempenhar no caminho de um projeto, determinando o seu sucesso ou, outras vezes, o seu insucesso.
As decisões têm então um papel de destaque para este tema. Desde decidir quem faz o quê até simples decisões estéticas, passando pelo orçamento que vai ser utilizado, tudo são escolhas importantes para o resultado final. É, claro, fundamental que o gestor analise todas as situações de forma precisa. Acima de tudo, a principal valência de um gestor deve ser saber antever todos os futuros possíveis de acontecer.
Como evitar o fracasso de um projeto
A criação constante de relatórios sobre as várias etapas de um projeto é uma boa forma para perceber como todo o projeto está a correr e facilita depois a tomada de decisões.
Aqui, um gestor de projetos deve concentrar-se primeiro nas mais fáceis de tomar para depois poder dedicar-se exclusivamente àquelas maiores e que realmente são mais importantes para a empresa desde que todas sejam tomadas com a maior flexibilidade possível. Claro que deve seguir uma linha orientadora e com critério, mas cada caso é um caso e às vezes é importante saber pensar fora da caixa.
Má gestão é sinónimo de prejuízo
Quando um projeto é mal gerido, o resultado acaba sempre por ser uma grande perda para a empresa, seja a nível financeiro, logístico, de recursos humanos ou para a sua imagem perante os clientes.
Este desfecho pode-se apresentar de diferentes formas tais como erros básicos de funcionamento que não deveriam estar a acontecer, prazos fundamentais para o projeto que são ultrapassados, a necessidade de ter que o refazer ou a alteração da sua calendarização. Ainda assim, o grande prejuízo financeiro que esta má gestão significa continua a ser aquilo que é mais temido pelos CEOs de uma organização.
Importa aqui realçar que, tratando-se de um enorme projeto para uma grande empresa ou de algo menor, com menos recursos, as causas e as consequências para um mau resultado são, geralmente, as mesmas.
A relevância de uma boa planificação
Quando numa fase inicial não é dada a devida importância à planificação do trabalho que tem de ser feito, é normal que, a meio do caminho, os funcionários estejam perdidos e sem saber em que se devem focar de seguida. É importante saber, desde logo, quem faz o quê, até quando tem de ser feito e os recursos que vão ser necessários para a conclusão.
Por exemplo, a adição de tarefas que inicialmente não tinham sido mencionadas pode levar à sobrecarga dos recursos e a atrasos que se evitavam facilmente se tudo tivesse sido planificado adequadamente no início. De outra forma, o projeto começa logo “com o pé esquerdo”. Compete ao seu gestor identificar as principais valências de cada um dos colaboradores envolvidos, até da própria empresa, e perceber onde melhor se encaixam todas estas características.
Resumindo, uma má gestão pode levar a atrasos na entrega de algo, a falhas na qualidade do serviço ou a um aumento desnecessário dos custos.
