Metodologia Lean – O que é e como aplicar – Parte II

Por o 29 Dezembro 2017

Depois de revelar os principais princípios da metodologia Lean, convém que converse com a sua equipa, demonstrando alguma pedagogia.

A metodologia Lean: Vetor da abordagem colaborativa

Tendo por base 5 princípios, poderá encontrar uma forma eficaz de comunicar e aumentar a consciencialização sobre o interesse da abordagem para melhorar a eficiência da sua equipa.

Veja o que propomos:

1 – Defina o valor para o cliente

Cada equipa é sensível à perceção do valor que traz para os seus clientes, sejam internos ou externos. Acompanhada de um brainstorming, a reflexão em torno do valor, será de aprendizagem e unificadora.

O seu objetivo

Defina qual é o valor agregado da sua equipa e como cada pessoa está envolvida em processos de criação de valor. Assim, as competências individuais são avaliadas, a experiência é ouvida e reconhecida e facilitada pela coesão.

  • Por exemplo, num restaurante, qualquer operação que não vise “servir” um pedido ou requisito de um cliente, deve ser examinada com cuidado: tem lugar na metodologia Lean se for removido? Quais são as consequências para o cliente?

 2 – Identifique a cadeia de valor

Também aqui é necessário um trabalho de colaboração com a sua equipa, que poderá permitir ser trabalhado por etapas, sem esquecer nenhuma e integrando todos os seus atores. Esta sequência colaborativa será de aprendizagem e focar-se-á em torno do seu objetivo.

Poderá, para explicar o conceito, utilizar a citação de Edward Deming, criador do mesmo:

“Se não consegue definir o que faz por meio de um “processo”, então não conseguirá entender o que está a fazer…”

  • O primeiro passo é encontrar, partilhar, desenhar os processos implementados pelos seus colaboradores, como eles realmente são (e não como alguns acreditam ou gostariam que fossem). Esta etapa envolve o uso de métodos que visam destacar processos estratégicos e competências que nem sempre são explícitas.
  • O segundo passo é rever esses processos e depois redefini-los com a visão Lean. Permitindo libertar-se de “desperdícios” e reorientando a equipa de acordo com o valor esperado pelo cliente.

Revisitando os processos e isolando “Desperdícios”

  • Desperdício # 1: superprodução – acreditando que fazemos bem, fazemos mais do que as necessidades básicas e é um desperdício.
  • Desperdício # 2: stocks desnecessários – acreditando “avançar” ou devido ao mau planeamento, “produzimos” muitos documentos, informações, relatórios nunca lidos …
  • Desperdício # 3: viagens desnecessárias – provavelmente é como eu, e acaba por amaldiçoar-se, de todas as vezes que tem de realizar viagens inúteis e cansativas para nada…
  • Desperdício # 4: tratamento de dados inúteis – a informática é uma ferramenta indispensável, mas os dados devem ser qualificados e estar disponíveis num só lugar de forma a evitar a sobrecarga do sistema.
  • Desperdício # 5: movimentos desnecessários – movimentar as pessoas desnecessariamente, acaba por ser um desperdício de tempo. A questão que se coloca: essa reunião é realmente necessária, ou pode ser feita remotamente?
  • Desperdício # 6: Padrão – errar é humano, mas a experiência mostra que os erros das pessoas são menores quando se encontram envolvidos em processos complexos, quando comparados com uma organização deficiente…
  • Desperdício # 7: Expectativas – estamos habituados a esperar. Por exemplo, os 10 minutos perdidos em cada reunião que não começa a tempo, novamente, é um desperdício…

3 e 4 – Trabalhe num fluxo contínuo e num fluxo ‘puxado’

Crie os seus processos de forma suave e sem desperdícios, depois promova o trabalho após validação do cliente

  • A quantidade de coisas a serem feitas deve ser avaliada e suavizada, tendo em consideração as competências e evitando situações de tensão e sobrecarga e, assim, criando um fluxo de conquista mais contínuo.
  • Deveríamos funcionar apenas “após validação do cliente”, o que não significa que não possamos antecipar nada, já que muitas vezes é necessário desenvolver contactos mesmo antes de o cliente o pedir, mas também não é por esse mesmo motivo que os processos são, geralmente (muito) longos?

5 – Ambicione a perfeição através da melhoria contínua

Para tal, necessita de introduzir a noção de “padrões” dos seus processos ao ter os melhores colaboradores/especialistas e descrevendo as melhores práticas. O método para alcançar a perfeição em cada operação dos seus processos assenta em 4 questões:

  • Existe um padrão?
  • Ele é conhecido?
  • É aplicado sistematicamente?
  • Ótimo … então … comece novamente no início (no ponto 1.)!!!

 

Por exemplo, uma vez concluído o projeto, convidamo-lo a configurar reuniões de feedback, partilhando a sua experiência e sucesso. Assim, a abordagem Lean tornar-se-á um fator de criatividade e colaboração e não um conjunto de restrições nem sempre bem aceite.

Inspirado pela metodologia Lean e por uma melhoria contínua, agradecemos que partilhe experiências e comentários a este texto.


Autor: Laurent Maimi


Veja também as partes I e III:

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